Die meisten Leute schauen öfter ins elektronische Postfach als Sie denken? In einer Studie aus dem Jahr 2006 gaben die Teilnehmer an, sie würden allenfalls stündlich in ihr virtuelles Postfach schauen. Tatsächlich aber überprüften sie es durchschnittlich nach jeweils fünf Minuten. Kein Wunder, dass das E-Mailen 23 Prozent des Arbeitstags beansprucht, wie eine andere Studie herausfand. Im folgenden vier Tipps, um die tägliche E-Mail-Flut zu bewältigen.1. Beginnen Sie den Arbeitstag nicht mit dem Lesen Ihrer E-Mails.
Dies ist besonders wichtig. Wer gleich beim Start der Arbeit E-Mails beantwortet, reagiert – und agiert nicht. Man erledigt so lauter kleine, meist unwichtige Aufgaben – statt sich einer großen, vielleicht auch unangenehmen zu widmen. Wer mit (geplanter) wertschöpfender Arbeit beginnt, ist produktiver. Erst nach ein, zwei Stunden nach Ankunft im Büro soll man das Postfach öffnen.
2. Lesen Sie nur zwei, drei Mal am Tag Ihre Mails.
Bekommen Sie die E-Mails ins Postfach geliefert, sobald diese auf dem Server liegen? Und Sie fühlen sich bemüßigt, dann sofort zu lesen und antworten? Ihre Reaktionszeit ist damit im guten Durchschnitt: Eine Studie belegt, dass E-Mail-Empfänger, die am Schreibtisch sitzen, auf 70 Prozent ihrer E-Mails innerhalb von sechs Sekunden nach ihrem Eintreffen reagieren, und auf 85 Prozent innerhalb von zwei Minuten. Machen Sie sich nicht zum Sklaven Ihrer E-Mails und deaktivieren oder kontrollieren Sie die "Push"-Funktion des Postfachs.
Sie können dafür sorgen, dass Ihr E-Mail-Programm die Mail nicht gleich abruft, sobald sie auf dem Server ankommt. Oder Sie können zumindest die Zeitabständen vergrößeren und nicht wie bisher beispielsweise im 5-Minuten-Takt neue Mails empfangen. So entscheiden Sie, wann Sie Post bekommen, und nicht der Server oder der Absender. Deaktivieren Sie Warntöne und aufspringende Fenster, welche das Eintreffen eines E-Mails ankündigen. Diese unterbrechen Ihre Gedankengänge, Ihre Arbeit. Wie Sie die Push-Funktion kontrollieren können, unterscheidet sich je nach E-Mail-Programm. Unter folgendem Link finden Sie unter Frage 8 die Anleitung für verschiedene Outlook-Varianten, um die Zeitintervalle zu ändern: http://www.planet-outlook.de/mailfaq.htm.
3. Antworten Sie nicht auf jede Mail.
Generell nicht zu reagieren dürfte im Geschäftsleben nicht möglich sein. Doch der Empfänger ist gut beraten, wenn er sich bewusst macht, welche Mails seine Antwort zwingend erfordern - und worauf er nicht reagieren muss, was er einfach so weiterlaufen lassen kann. Grundsätzlich gilt: Wo Ihre Adresse im CC:- oder im BCC:-Feld steht, erwartet der Absender schon gar keine Antwort, Sie werden nur "zur Kenntnise" mit einer Kopie bedient.
Wer auf jedes Mail ein "Danke, ich habe Ihre Nachricht erhalten." schreibt und noch ein, zwei Sätze ergänzt, provoziert möglicherweise einen längeren Mail-Austausch, der zwar aus Nettigkeiten bestehen mag, aber viel wichtige Zeit kostet.
4. Wagen Sie den Befreiungsschlag und delegieren Sie Mails.
Sie schaffen es trotz aller Disziplin nicht, Ihre Mails in angemessener Zeit zu beantworten? Ihr Postfach ist abends noch immer halb voll? Dann sollten Sie sich für eine Radikallösung entscheiden und das Lesen und Beantworten Ihrer Mails delegieren: Wer seinen Mailkonto an einen Mitarbeiter umlenkt und ihm grundsätzliche Anweisungen erteilt, wie er auf unterschiedliche Anfragen reagieren soll, befreit sich selbst davon, auf viele Standardanfragen einzugehen. Möglicherweise reicht es, einige typische Antworten zu entwickeln und den Mitarbeiter zu bitten, diese einzusetzen und nach Bedarf zu variieren. Sind davon abweichende Antworten nötig, können diese im Bündel besprochen werden und - wenn es nicht anders geht - selbst beantwortet werden. Daraus lassen sich dann vielleicht gleich wieder weitere Musterantworten ableiten. Jeder, der zuvor in einer täglichen Mail-Flut unterging, dürfte dieses Vorgehen als Befreiungsschlag empfinden, und sich freuen, statt vielleicht mit 100 nur noch mit zehn wirklich relevante Anfragen täglich konfrontiert zu sein.
Quellen: Andreas Lutz: Simplify your E-Mail. Xing, 2010; Etienne Ruedin Carla Buser: e-Mail – der Zwitter: Vermeintliche und wirkliche Einflüsse des e-Mails auf den Menschen. Zürich: Benziger, 2008. Bild: Europaticker.
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