Saviez-vous que vous vérifiez votre boîte de courriel plus souvent que vous le pensez (au moins si vous travaillez avec un ordinateur)? Selon une étude menée en 2006, les gens pensent qu'ils vérifient leur boîte virtuelle une fois par heure. En réalité ils contrôlés en moyenne tous les cinq minutes. Pas étonnant que les courriels occupent 23 pour cent de la journée de travail, comme montre une autre étude. Voici quatre conseils comment gérer le déluge de courriel quotidien.1) Début de la journée de travail sans la lecture de vos courriels.
Qui répond, dès le début du travail aux courriels, réagit en permanence - et n'agit plus. Cela tue les tâches principales par beaucoup de petites choses peu importantes. Qui commence avec le travail à valeur ajoutée, est vraiment productif. Ce n'est qu'après une heure ou deux qu'un employés de bureau devrait se pencher sur sa boîte de messagerie.
2) Lire son courriel seulement deux ou trois fois par jour.
N'ouvrez votre boîte seulement deux ou trois fois par jour. Éteignez les son d'avertissement et les fenêtres surgissantes qui interrompe votre travail pour attirer l'attention sur un courriel qui vient d'arriver.
Une étude montre que les bénéficiaires de l'e-mail qui sont assis à un bureau, répondent à 70 pour cent à leurs courriels dans les six secondes après leur arrivée, et à 85 pour cent dans les deux minutes. Notre conseil: Ne pas devenir esclave de l'e-mail et éteindre ou contrôler le "push" de votre boîte aux lettres.
3) Ne pas répondre à chaque courriel.
Ne pas répondre ne va pas en générale dans le monde des affaires. Mais le récepteur est bien avisés de réfléchir à deux fois. Il est important de reconnaître quels courriels nécessitent une réponse. Et rappelez-vous aussi, que l'on ne doit pas répondre à tout; il y a des e-mails que l'on peut simplement lire et effacer ou ranger.
Si chaque petit message est remercié de la manière "merci, j'ai reçu votre message" et deux, trois autres phrases, celapeut provoquer un petit échange sympa, qui coûte par contre beaucoup de temps important.
4) Prendre le premier jeu et les courriels délégué.
Vousêtes disciplinés. Vous pratiquez déjà nos trois conseils depuis une longue période. Cependant, vous vous noyez toujours dans la quantité de courriels. Vous n'arrivez toujours pas à répondre en temps voulu? Votre boîte e-mail est toujours à moitié plein quand vous rentré le soir? Vous devriez opter pour une solution radicale.
Laissez lire et répondre tous vos courriels par votre assistant. Déléguez. Instruisiez votre collaborateur de la façon de répondre à différentes questions. Libérez-vous de répondre à de nombreuses questions standard. C'est peut-être suffisant pour développer des réactions typiques. Les autres cas, laissez les regrouper par votre assistant et discutées-les en bloc un ou deux fois par jour. On peut peut-être de nouveau tirer des exemples. Au lieu de peut-être 100 courriels par jour, vous serez confrontés quotidiennement à dix questions - mais à ceux qui sont vraiment pertinentes.
Sources: Andreas Lutz: Simplify your E-Mail. Xing, 2010; Etienne Ruedin Carla Buser: e-Mail – der Zwitter: Vermeintliche und wirkliche Einflüsse des e-Mails auf den Menschen. Zürich: Benziger, 2008. Bild: Europaticker.
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